Publié le 14 mai 2026
Registre Unique du Personnel : guide complet (RUP)
Le RUP est obligatoire dès le premier salarié. Mentions, conservation, sanctions : tout ce qu'un employeur doit savoir, et comment automatiser sa tenue.
Le Registre Unique du Personnel (RUP) est l'un des registres légaux les plus contrôlés par l'inspection du travail. Pourtant, beaucoup de TPE et PME le sous-estiment, soit parce qu'elles ignorent l'obligation, soit parce qu'elles le tiennent sur un fichier Excel artisanal qui ne respecte pas les mentions obligatoires. Ce guide vous explique tout ce qu'il faut savoir.
Qu'est-ce que le Registre Unique du Personnel ?
Le RUP est un document légal qui recense toutes les personnes employées dans un établissement. Son cadre est défini par les articles L.1221-13 à L.1221-15-1 et D.1221-23 à D.1221-27 du Code du travail. La conservation des mentions est encadrée par l'article R.1221-26.
Il doit être tenu au niveau de chaque établissement, et non de l'entreprise dans son ensemble. Une société avec deux SIRET tient deux registres distincts. Le registre est exigible à tout moment par l'inspection du travail, l'URSSAF, le CSE, les délégués du personnel, et chaque salarié peut accéder à ses propres données (RGPD).
Qui est concerné par cette obligation ?
Tous les employeurs, sans exception, dès le recrutement du premier salarié. Aucun seuil d'effectif. Une entreprise individuelle qui embauche un seul apprenti doit immédiatement tenir un Registre Unique du Personnel.
Inclus dans le registre
Salariés (CDI, CDD, apprentis, contrats de professionnalisation), stagiaires (rémunérés ou non), intérimaires (en mission dans l'établissement).
Exclu du registre
Les mandataires sociaux sans contrat de travail (président de SAS, gérant de SARL avec mandat social uniquement). Leur statut relève du droit des sociétés, pas du droit du travail.
Mentions obligatoires
Pour chaque personne inscrite, le registre doit faire apparaître les mentions suivantes. Toute omission est sanctionnée par une amende par salarié concerné.
| Mention | Cadre |
|---|---|
| Nom, prénom, nationalité | Toujours |
| Date de naissance, sexe | Toujours |
| Emploi occupé et qualification | Toujours |
| Date d'entrée et date de sortie | Toujours / Si applicable |
| Type de contrat (CDI, CDD, apprenti…) | Toujours |
| Mention « temps partiel » | Si applicable |
| Autorisation de travail | Salariés étrangers |
| Nom du tuteur et lieu de stage | Stagiaires |
| Mention « Travailleur temporaire » + nom/adresse ETT | Intérimaires |
Les 3 catégories distinctes
Salariés
CDI, CDD, apprentis, contrats de professionnalisation. Section principale du registre.
Stagiaires
Rémunérés ou non. Section dédiée avec colonnes spécifiques (tuteur, lieu de stage).
Intérimaires
Section dédiée avec mention « Travailleur temporaire » et identification de l'ETT.
Registre papier ou registre numérique ?
Le Code du travail autorise la tenue numérique du registre depuis 1998, à condition que le support garantisse l'inaltérabilité des mentions et un horodatage des modifications. Concrètement, un fichier Excel partagé ne respecte pas ces critères : un collaborateur peut modifier une donnée sans laisser de trace.
Lorsque l'effectif l'impose, l'employeur doit préalablement consulter le CSE avant de basculer sur un support numérique, et transmettre l'avis à l'inspection du travail.
Conservation : 5 ans après le départ
Article R.1221-26 du Code du travail
Les mentions concernant un salarié doivent être conservées 5 ans à compter de la date de son départ. Vous pouvez ensuite les supprimer du registre courant, mais conserver une archive des snapshots antérieurs reste recommandé en cas de contestation.
Sanctions encourues
Contravention de 4ᵉ classe
- Personne physique : 750 € par salarié concerné
- Personne morale : 3 750 € par salarié concerné
- Non-présentation aux autorités : peut constituer une obstruction relevant du pénal
Pour un établissement de 10 salariés avec une mention manquante : jusqu'à 37 500 € d'amende cumulée pour une SARL.
Comment se mettre en conformité gratuitement ?
La plupart des éditeurs paie (Sage, Cegid, Silae) commercialisent le RUP en module payant. Avec QuickDSN, le registre est inclus gratuitement, sans limite d'effectif.
Le module RUP de QuickDSN en 4 points
- Tenu automatiquement à partir des fiches salariés déjà saisies pour la paie et la DSN. Aucune double saisie.
- Snapshots officiels figés (PDF + JSON) archivés dans Storage pour preuve légale différée opposable.
- Exports à la demande en PDF, Excel ou CSV pour transmission au comptable, archivage local ou contrôle.
- Conservation 5 ans appliquée automatiquement (R.1221-26). Les anciens sortants sortent du registre à échéance.
Questions fréquentes
Faut-il déclarer le RUP à une administration ?
Non, le RUP n'est pas une déclaration. C'est un registre interne tenu par l'employeur et présenté sur demande aux autorités habilitées.
Que faire si un salarié refuse que ses données figurent au registre ?
Le salarié ne peut s'y opposer : la tenue du registre est une obligation légale de l'employeur. Le salarié dispose en revanche d'un droit d'accès à ses propres données (RGPD).
Faut-il inscrire un salarié en période d'essai au registre ?
Oui, dès le premier jour d'embauche. La période d'essai n'est qu'une modalité du contrat de travail : le salarié est juridiquement embauché et doit figurer au registre.
Comment gérer les apprentis dans le registre ?
Les apprentis figurent dans la section Salariés du registre, avec mention de leur contrat de travail à durée déterminée et de leur dispositif politique (apprentissage).
Et les présidents de SAS / gérants de SARL ?
Les mandataires sociaux dont le mandat ne s'accompagne pas d'un contrat de travail sont exclus du registre. En revanche, un cadre dirigeant disposant d'un contrat de travail figure dans la section Salariés.
Le registre doit-il mentionner le salaire ?
Non. Le salaire ne fait pas partie des mentions obligatoires du Registre Unique du Personnel. Il est traité dans le journal des salaires et le livre de paie (voir notre module Comptabilité).