La Gratification du Stagiaire
Un stagiaire n'est pas un salarié, il ne perçoit pas de salaire mais une "gratification". Découvrez quand elle est obligatoire, comment la calculer et si vous devez éditer une fiche de paie.
Gratification : Obligatoire ou non ?
Tout dépend de la durée du stage. La loi fixe un seuil clair à partir duquel une compensation financière devient obligatoire.
Stage > 2 Mois : Gratification Obligatoire
Si le stage dure plus de 2 mois (soit plus de 44 jours de présence, consécutifs ou non), l'entreprise doit obligatoirement verser une gratification au stagiaire. Elle est due dès le premier jour.
Stage ≤ 2 Mois : Gratification Facultative
Pour les stages plus courts, l'entreprise n'a aucune obligation légale de verser une gratification. Elle peut cependant choisir de le faire à titre volontaire.
Calcul du Montant Minimum et Seuil de Franchise
Le montant minimum de la gratification est indexé sur le Plafond Horaire de la Sécurité Sociale (PHSS). Ce montant définit le "seuil de franchise".
Le Seuil de Franchise
Le montant minimum légal de la gratification est de 15% du Plafond Horaire de la Sécurité Sociale (PHSS). Ce montant est appelé "seuil de franchise".
Tant que la gratification versée est égale ou inférieure à ce seuil, elle est totalement exonérée de cotisations sociales (salariales et patronales). C'est pourquoi on parle de "franchise".
Au-delà du Seuil
Si vous décidez de verser une gratification supérieure au minimum légal :
- Seule la part qui dépasse le seuil est soumise à cotisations.
- Une fiche de paie devient alors obligatoire.
Exemple de Fiche de Paie pour un Stagiaire
Voici un exemple pour un stagiaire dont la gratification dépasse le seuil de franchise, rendant la fiche de paie obligatoire.
Scénario : Stagiaire gratifié à 700€/mois. Seuil de franchise (minimum légal) : 659,76€.
BULLETIN DE PAIE SIMPLIFIÉ
| Libellé | Base | Taux | À Payer |
|---|---|---|---|
| Rémunération | |||
| Gratification de stage | 700,00 € | ||
| TOTAL BRUT | 700,00 € | ||
| Cotisations Sociales | |||
| Assiette des cotisations (700,00 - 659,76) | 40,24 € | ||
| ... (Détail des cotisations sur 40,24€) ... | ~21% | - 8,45 € | |
| NET SOCIAL | 691,55 € | ||
| Prélèvement à la Source | |||
| Stagiaire exonéré d'impôt sur le revenu | 0,00 € | ||
| NET À PAYER | 691,55 € | ||
La Gestion d'un Stagiaire dans QuickDSN
Le logiciel automatise la gestion des stagiaires en un processus simple en 3 temps.
1. Création avec le bon profil
Lors de l'ajout d'un nouveau collaborateur, sélectionnez le profil "Stagiaire". Le logiciel pré-configure instantanément le statut et les règles de gratification spécifiques.
2. Configuration de la gratification
Dans la fiche du stagiaire, vous pouvez vérifier et ajuster les informations. C'est ici que vous saisissez le montant de la gratification. Le logiciel vous indique s'il dépasse le seuil de franchise.
3. Fiche de paie (si nécessaire)
Si la gratification dépasse le seuil, une fiche de paie est automatiquement générée avec le calcul des cotisations sur la part excédentaire. Pour des cas spécifiques, vous pouvez même surcharger ces cotisations.
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La Gestion des Stagiaires sur QuickDSN
Questions & Réponses sur les Stages
Est-il toujours obligatoire de payer un stagiaire ?
Non. La gratification est obligatoire uniquement si la durée du stage au sein de la même entreprise est supérieure à deux mois consécutifs (soit 44 jours de présence effective) au cours de la même année scolaire.
Quel est le montant minimum de la gratification d'un stagiaire ?
La gratification minimale correspond à 15% du Plafond Horaire de la Sécurité Sociale (PHSS). Ce montant est revalorisé chaque année. Pour un temps plein, cela représente environ 4,35€ par heure de stage.
Un stagiaire doit-il recevoir une fiche de paie ?
Pas toujours. Une fiche de paie est obligatoire uniquement si la gratification versée est supérieure au montant minimum légal (le seuil de franchise). Si elle est égale ou inférieure, une simple attestation de paiement suffit.
Un stagiaire est-il considéré comme un salarié ?
Non, un stagiaire n'est pas un salarié. Il n'a pas de contrat de travail mais une convention de stage. Il n'est pas soumis au Code du travail de la même manière (temps de travail, congés, etc.).
Les stagiaires ont-ils droit à des congés payés ?
Non, le stagiaire n'acquiert pas de jours de congés payés comme un salarié. Cependant, pour les stages de plus de deux mois, la convention de stage doit obligatoirement prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence.
La gratification est-elle imposable pour le stagiaire ?
La gratification des stagiaires est exonérée d'impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC. Seule la fraction qui dépasse ce plafond est imposable et doit être déclarée.
Un stagiaire peut-il recevoir des tickets restaurant ?
Oui. Les stagiaires ont accès aux avantages sociaux de l'entreprise (restaurant d'entreprise, titres-restaurant) dans les mêmes conditions que les salariés. C'est un avantage en nature qui s'ajoute à la gratification.
Comment est calculée la durée de stage de 2 mois ?
Le seuil de 2 mois est atteint dès que le stagiaire est présent 44 jours, consécutifs ou non, à raison de 7 heures par jour. Un mois est équivalent à 22 jours de présence.
La gratification doit-elle être versée chaque mois ?
Oui, la gratification est due dès le premier jour de stage (si le stage dépasse 2 mois) et doit être versée mensuellement, et non pas en une seule fois à la fin du stage.
Quelles sont les cotisations si la gratification dépasse le seuil ?
Seule la part excédentaire est soumise aux cotisations de sécurité sociale (maladie, vieillesse, AT/MP, FNAL, etc.) et à la CSG/CRDS. Elle reste exonérée des cotisations chômage et retraite complémentaire.
Faut-il mentionner le stagiaire sur le registre unique du personnel ?
Oui, les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l'entreprise doivent être inscrits dans une section spécifique du registre unique du personnel, dans leur ordre d'arrivée.
Un stagiaire peut-il faire des heures supplémentaires ?
Non. La notion d'heures supplémentaires ne s'applique pas aux stagiaires, qui ne sont pas des salariés. Leur temps de présence ne peut excéder la durée légale du travail applicable aux salariés de l'entreprise (35h/semaine).
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